Cuando muchos usuarios necesitan ingresar datos en una hoja de Google compartida, a menudo puede generar confusión. Aquí es cuando las listas desplegables pueden resultar de gran ayuda.
Si no desea que sus compañeros de equipo escriban entradas aleatorias, cometan errores tipográficos o estropeen una fórmula, puede validar sus entradas creando una lista desplegable para que elijan.
Este artículo le muestra todo lo que necesita saber sobre la creación de listas desplegables en Google Sheets. ¡Empecemos!
Una vez que haya abierto la hoja de Google en la que está trabajando, insertar una lista desplegable es fácil:
Para modificar una lista desplegable, simplemente siga estos pasos:
Si necesita empezar de nuevo, mover la lista desplegable o eliminarla, haga lo siguiente:
La validación de datos es una opción en Google Sheets que le ayuda a organizar sus datos validando elementos. Puede acceder a él haciendo clic en “Datos” en el menú principal y seleccionando “Validación de datos”. La mayoría de las veces, se utiliza para crear listas desplegables dentro de diferentes celdas que validan la entrada del usuario para que coincida con las opciones preseleccionadas. También le permite modificar el contenido y el diseño de cualquier lista determinada.
Una de las formas de validar datos es aplicar criterios que permitan a los usuarios ingresar un tipo de datos predefinido, como números, fechas o listas de elementos.
La próxima vez que usted, o cualquier otra persona, haga clic en esa celda desplegable, aparecerá la lista de elementos que agregó en lugar de la opción de escribir algo. Si marcó la casilla “Mostrar texto de ayuda de validación”, el texto que ingresó aparece cada vez que alguien hace clic en una de las celdas validadas.
Si ha elegido la opción “Mostrar advertencia”, ingresar datos no válidos activará una marca roja en la esquina superior derecha de la celda e incluirá una advertencia cuando pase el cursor sobre ella.
Si ha elegido la opción “Rechazar entrada”, las personas también recibirán una advertencia emergente y no podrán guardar los elementos no válidos.
Si desea que sea más fácil navegar por su hoja y agregar algunos colores a una lista desplegable, puede usar “Formato condicional”.
Además de agregar listas desplegables a sus hojas, puede utilizar la Validación de datos para otros fines, incluidos:
Con la opción de insertar listas desplegables, validar datos y mucho más, Google Sheets es una excelente alternativa gratuita a Microsoft Excel. La validación de datos le ayuda a limitar los valores dentro de una celda a un rango o una lista de elementos que puede definir, cambiar o eliminar según sus necesidades. Si bien tus compañeros de equipo pueden insertar sus datos y contribuir a tu proyecto, puedes evitar que ensucien una hoja compartida.
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